Le contexte
Votre fax est submergé par de nombreuses publicités que vous n’avez pas sollicitées ? D’une part, cela vous fait perdre du temps et d’autre part, cela engendre un gaspillage de papier.

Le besoin
Les solutions pour limiter la consommation de papier consisterait à trier numériquement les fax entrant avant de les imprimer ou de les traiter. Aujourd’hui avec les nouvelles technologies de l’information et de communication, il devient facile de renvoyer vos fax vers une adresse email (fax to mail).

 La solution GrooveIT! pour Microsoft Office Outlook
Grâce aux solutions combinées de Microsoft Office Groove et GrooveIT! pour Microsoft Office Outlook, vous pourrez ainsi facilement traiter et partager vos fax, directement dans vos espaces Groove avec vos équipes concernées, en version numérique. Les avantages ? Plus besoin d’imprimer et plus besoin de scanner !

De plus, à l’aide d’un filtre dans Microsoft Office Outlook, vous pourrez vérifier l’émetteur de l’email afin de garantir une sécurité supplémentaire (spam et autres virus). Il suffira ensuite de le classer dans un dossier spécifique et de créer une règle GrooveIT! sur ce dernier afin d’acheminer directement vox fax dans un espace dédié.

Enfin, une fois dans Microsoft Office Groove, vous pourrez suivre facilement vos fax, et les classer afin de distinguer les fax vus de ceux qui restent à traiter.

Un nouvel usage GrooveIT! idéal pour le traitement de vos fax !

Le gain GrooveIT!

• Des économies de papier
• Un contrôle de l’identité de l’émetteur
• Une visibilité d’ensemble de vos fax entrant

Lire les témoignages d'utilisateurs

En savoir plus sur GrooveIT! pour Mes documents

Le contexte
La société Y est une société de services qui développe des logiciels de gestion.
Depuis leur site Internet, la société reçoit de leurs clients des demandes de support et d’amélioration de leurs solutions. L’équipe de développeurs se compose de 12 personnes qui travaillent sur différents projets en parallèle.

Le besoin
Afin de travailler efficacement sur le perfectionnement de leurs solutions, ils ont adopté Microsoft Office Groove. Ils ont donc besoin de partager toutes les demandes de support avec les collaborateurs concernés par les produits en question.

 La solution GrooveIT! pour Microsoft Office Outlook
Toutes les demandes sont reçues sur une seule et même boîte email. A l’aide de règles Outlook indexées sur l’objet du mail, les messages reçus sont répartis dans différents répertoires spécifiques à chaque projet. Sur ces répertoires, des règles GrooveIT! ont aussi été appliquées afin de partager automatiquement et intelligemment dans les espaces projets Groove, les emails propres à chaque projet.

 Le gain GrooveIT!
La solution GrooveIT! pour Microsoft Office Outlook permet un gain de temps d’environ 15% sur l'ensemble de la procédure de réception et de partage des demandes de support. Les équipes de développeurs peuvent ainsi se concentrer sur les corrections / améliorations de leurs produits.

En savoir plus sur GrooveIT! pour Microsoft Outlook

Lire les témoignages sur GrooveIT pour Microsoft Outlook

 

Pour accéder aux règles GrooveIT!, il vous faut aller dans le menu « GrooveIT! » puis dans « Règles GrooveIT! ».

Depuis cette interface, vous pourrez :

• Consulter et trier vos règles
• Les modifier
• Les supprimer
• Les désactiver temporairement ou, au contraire, les activer

Vous pouvez aussi retrouver cette procédure au format vidéo :
http://www.grooveit.biz/en/foroutlook/video.aspx#Title_grooveitVideo_GrooveIT-Autre-Liste-Regles

Vous avez fait l’acquisition de licence(s) GrooveIT ! pour Outlook. Après un changement de machine ou un nettoyage de votre boite email ou autres…., vous ne retrouvez plus la clé de licence qui vous avait été envoyée par email lors de votre achat ?

Pour l’obtenir à nouveau, rien de plus simple : remplissez simplement le formulaire disponible ici et elle vous sera renvoyée à nouveau par email.

Désormais, vous pourrez  télécharger directement le manuel d’utilisation de GrooveIT! pour Microsoft Office Outlook depuis notre site Internet.

Cette documentation vous explique de manière très concrète :

• les fonctionnalités de GrooveIT!,
• les pré-requis techniques,
• Les modalités d’installation et d’activation (individuelle et société),
• Les pratiques pour une bonne utilisation,
• La configuration.

Dès maintenant, disposez de la documentation pour GrooveIT! pour Microsoft Office Outlook en téléchargeant le manuel d’utilisation !


De plus, une fiche produit complète vous permettra de prendre rapidement connaissance du produit et de le partager avec vos collaborateurs et avec vos services informatiques !

Saviez vous que vous pouviez créer « à la volée » un nouvel espace depuis GrooveIT! pour Microsoft Office Outlook afin de recueillir vos emails ou tout autre élément de Microsoft Office Outlook ?

Pour ce faire, vous devez simplement suivre la procédure suivante :

• Sélectionnez un élément (email, évènement, tâches, contact, flux RSS ou pièce jointe) depuis Microsoft Office Outlook,
• Cliquez sur le bouton « Envoyer vers Groove »,
• Choisissez votre identité Groove,
• Cliquez sur le bouton « Nouveau… » dans la partie « Espace de travail »,
• Donnez-lui un nom,
• Sélectionnez, si besoin, vos contacts Outlook à inviter dans ce nouvel espace,
• Cliquez ensuite sur suivant pour personnaliser le texte d’invitation,
• Puis cliquez une dernière fois sur « Suivant ». L’espace est alors automatique créé et les invitations sont envoyées aux personnes sélectionnées. Un nouvel outil adapté au contexte (email, évènement, tâches, contact, flux RSS ou pièce jointe) est également ajouté à ce nouvel espace. La procédure à suivre ensuite pour finir la publication de vos éléments Outllook est la même que lors de l’utilisation « classique » de GrooveIT!.

Vous pouvez aussi retrouver cette procédure au format vidéo.

David Elfassy, de la société Netlogon, nous a fait le plaisir de nous faire un retour enthousiaste sur son utilisation quotidienne de GrooveIT! pour Microsoft Office Outlook.

Si vous souhaitez nous faire partager vos cas d’utilisation, n’hésitez pas à nous contacter.

NewsGator est un lecteur RSS avancé pour Microsoft Office Outlook, qui vous permet de :

• visualiser rapidement les articles non-lus,
• lire hors-connexion vos flux,
• rajouter facilement un flux dans votre boîte,
• disposer d’une interface de recherche avancée,
• gérer vos flux de manière complète,
• remplacer par : hiérarchiser vos article par ordre d’intérêt,
• transmettre rapidement les articles à vos contacts,
• poster les flux directement sur votre blog à l’aide du plug-in LiveWriter
• disposer de rapports complets de vos flux,
• synchroniser vos lectures avec tous les autres lecteurs de flux de NewsGator (online, reader, …)

Quel est le rapport avec GrooveIT! for Microsoft Office Outlook ?

NewsGator Inbox 3.0 permet de disposer d’un lecteur RSS avancé dans votre boite Outlook pour une meilleure gestion personnelle. De plus, ses fonctionnalités s’intègrent complètement avec les fonctionnalités de GrooveIT! for Microsoft Office Outlook ! Vous pourrez alors additionner l’efficience personnelle avec l’efficience collective du partage de vos flux !

En bref, deux solutions complémentaires pour la gestion des flux !

• Avec NewsGator Inbox 3.0 , une application avancée pour gérer vos lectures de flux dans Microsoft Office Outlook,
• Avec GrooveIT! pour Microsoft Office Outlook, une application pour partager ces dernières.

En conjuguant ces deux solutions, vous pourrez facilement :

• mettre en œuvre votre veille collaborative automatisée (avec une création de règle), ou manuelle,
• partager des informations avec quelques membres de votre équipe afin d’initier une discussion,
• remonter des idées intéressantes afin de les consolider,
• archiver des ressources dans un espace Groove de ressource documentaires,
• …

Vous disposerez alors des articles en mode déconnecté (si le flux est entier) via Microsoft Office Groove, et de leur lien vers l’article original que vous pourrez partager avec vos équipes.